一、家庭档案的含义

　　家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。如:个人日记、书信、购物票据、结婚证、房产证、孩子出生证、入学证明、学习成绩单、工作中的获奖证书、发表的论文著作等都属于家庭档案。这里需要说明的是，并非家庭形成的所有材料都能成为家庭档案，家庭产生的材料转化为家庭档案需要具备两个条件:一是要对以后家庭成员的生活和工作具备一定的查考利用价值。二是要按照一定的规律整理起来，末经过整理的杂乱无章的零散家庭文件材料，不能算是真正意义上的家庭档案。

　　二、家庭档案的整理

　　家庭档案的归档整理就是将处于零散状态的应作档案保存的各种原始载体材料进行分类、排列、编号、编写目录、装盒，使之有序化的过程。家庭档案的整理原则：保持文件材料之间的联系，便于保管和利用。

　　家庭档案以“件”为单位进行归档整理。

　　1.“件”的确定。以方便管理和利用为原则确定“件”，一般一份材料为一“件”。如一本户口本，一份购房合同，一幅书画作品。也可以将互相之间有密切联系的一套材料作为一“件”，如一套家电所有材料（发票、说明书、质保卡等）、一次旅游所有材料（合同、门票、往返车票浏览日记等）。对于不方便装订的材料可以采取袋装、粘贴或其他形式把材料集中起来。

　　2.排列。档案材料的排列。通常情况下，家庭档案按其形成时间顺序排列，即形成时间早的排在前面，晚的排在后面。档案盒的排列。一般按家庭档案分类的顺序排列，将同类档案排在一起。

　　3.编号。

　　家庭档案经过分类、排列后，就要给每件档案编写档号，一方面可固定档案的位置，另一方面可方便地检索、利用。具体方法是在各类别下按材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。

　　可以在不干胶小标签上编写档号，然后粘贴在档案首页的空白处；不干胶小标签在文具商店就可以购买到，粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则。

　　标签编写应使用蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写，不要使用不耐久和可擦的圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水书写。对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称、年度和件号。

　　4.编目。

　　编目即编制家庭档案目录，家庭档案目录是家庭每一份档案材料的明细表，是管理家庭档案和利用家庭档案的重要工具，家庭档案目录应按档案的排列顺序逐件编制，具体内容包括：件号、责任者、题名、成文日期、页数、备注等。

　　件号：填写该类内归档材料的排列顺序号。与不干胶小标签上的件号一致。

　　责任者：填写归档材料形成或署名者的名称。多数是家庭成员，也有的是社会上的组织或者个人。如：购买物品的发票，责任者是生产厂家或销售商。

　　题名：填写归档材料的标题或内容概括。

　　日期：填写归档材料的落款日期或形成日期。用八位数字表示。如2015年2月18日，用“20150218”表示，如无具体的月、日，则填写“20150000”。

　　页数：填写每件家庭档案材料的总页数，以每件归档材料有文字的页面计算页数。

　　备注：填写每份家庭档案材料的补充说明。

　　家 庭 档 案 目 录

　　5.装盒。

　　同一个类别的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒，分装成一盒或数盒，不同类的档案不能装入同一盒中，并在每个档案内放置备考表，填写对这一盒家庭档案需作的补充说明，如无补充说明的可不填写。对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管。

　　6.盒脊填写。

　　档案盒背脊：有“类别、年度、起止件号、盒号”四个栏目。

　　类别：填写本家庭分类方案中大类的别称，如证件类、荣誉类。

　　年度：填写档案形成的年份，跨年度的填写起止年度。

　　起止件号：填写该盒档案材料的起止件号，如荣誉类共有三盒35件，第一盒1—10件填写“1—10”，第二盒11—25件填写“11—25”，第三盒26—35件填写“26—35”。

　　盒号：在每个类别内档案编制一个大流水盒号，如荣誉类形成11盒档案，则从1编制一直到11。

　　家庭档案数量较少的可以暂不编起止件号和盒号。

　　三、家庭文件材料归档范围（供参考）

　　国际档案日的来历

　　1948年6月9-11日，位于法国巴黎的联合国教科文组织（UNESCO）召开了一场专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议，经讨论决定成立国际档案理事会（ICA）。会上通过了ICA的第一份章程，章程中指出，世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案，开展鉴定并提供利用；档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

　　2007年11月，为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日，ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年的6月9日定为国际档案日。

　　中国首届国际档案日

　　2013年起，中华人民共和国国家档案局决定把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。

　　国际档案日的意义和作用

　　国际档案日作为世界档案界一个盛大节日，为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机，有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位。鼓励新的用户和扩大用户基础，改变档案部门和档案专业的形象，让档案发挥出它最充分的意义，从而建立起更大的信心和与社会的互动。

　　即将召开的第十八届国际档案大会

　　第十八届国际档案大会将于2016年9月5日至10日在韩国首尔召开，本次大会的主题是“档案、和谐、友谊”。围绕“档案、和谐、友谊”主题，大会组委会诚邀世界各国档案和文件管理工作者根据如下议题提交报告，主要议题包括8个方面：数字时代的档案文件管理；档案行业内外的合作；利用档案文件维护公正、宣传正义、实现和解；全球档案界的和谐与友谊；档案文化和社会多样性与和谐；韩国档案文件管理工作；新入行的档案工作者；2012年以来国际档案理事会取得的成就。

　　第十八届国际档案大会及2016年“国际档案日”LOGO